Pengelolaan printer dan dokumen yang tidak terstruktur dapat membuat biaya operasional sulit dikontrol, meningkatkan downtime, serta menyita waktu tim internal. Managed Print Services (MPS) hadir sebagai solusi untuk membantu perusahaan mengelola infrastruktur cetak secara lebih efisien, terukur, dan terpusat.
Melalui layanan MPS, perusahaan tidak hanya mendapatkan perangkat printer, tetapi juga pengelolaan menyeluruh yang mencakup perangkat, software, monitoring penggunaan, pemeliharaan, hingga optimalisasi workflow dan keamanan dokumen. Konsep ini sejalan dengan Optimised Print Services (OPS) Konica Minolta, yang menggabungkan consulting, hardware, software implementation, dan workflow management untuk membantu mengoptimalkan pengeluaran dokumen.
Apa Itu Managed Print Services?
Managed Print Services (MPS) adalah layanan pengelolaan infrastruktur dan aktivitas pencetakan perusahaan secara menyeluruh.
Berbeda dengan sewa printer biasa yang umumnya berfokus pada penyediaan perangkat, MPS menggunakan pendekatan yang lebih terintegrasi dengan melihat kebutuhan perangkat, pola penggunaan, biaya, workflow, hingga keamanan dokumen.
Dengan pendekatan tersebut, perusahaan dapat memiliki lingkungan cetak yang lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis sekaligus memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap penggunaan perangkat dan biaya cetak.
Bagaimana Managed Print Services Bekerja?
Penerapan Managed Print Services umumnya dimulai dengan memahami kondisi dan kebutuhan lingkungan cetak perusahaan.
Assessment Infrastruktur Cetak
Kondisi perangkat, volume pencetakan, pola penggunaan, workflow dokumen, serta kebutuhan pengguna dianalisis untuk memahami area yang dapat dioptimalkan.
Pada pendekatan OPS Konica Minolta, tahap konsultasi mencakup identifikasi aset cetak, monitoring pola penggunaan dan volume cetak, serta analisis kebutuhan pengguna dan workflow dokumen.
Optimalisasi Perangkat
Berdasarkan hasil assessment, konfigurasi dan penempatan perangkat dapat disesuaikan dengan kebutuhan aktual perusahaan. Tujuannya adalah menciptakan infrastruktur cetak yang lebih efisien tanpa mengorbankan kebutuhan operasional.
Monitoring dan Pengelolaan
Penggunaan perangkat dapat dipantau untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai volume dan aktivitas pencetakan. Konica Minolta juga menempatkan monitoring penggunaan sebagai bagian dari pengelolaan lingkungan cetak.
Maintenance dan Support
Pengelolaan perangkat secara terpusat membantu perusahaan mengurangi beban tim internal dalam menangani kebutuhan operasional printer dan dukungan teknis.
Manfaat Managed Print Services untuk Bisnis
Penerapan Managed Print Services untuk perusahaan memberikan sejumlah manfaat bagi operasional bisnis.
Membantu Mengontrol Biaya Cetak
Dengan mengetahui pola penggunaan dan kebutuhan perangkat, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang dapat dioptimalkan dan memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap biaya pencetakan.
OPS Konica Minolta mencakup perhitungan Total Cost of Ownership (TCO) serta analisis lingkungan cetak untuk mendukung optimalisasi berkelanjutan.
Meningkatkan Produktivitas
Pengelolaan perangkat yang lebih terstruktur membantu mengurangi waktu yang harus digunakan karyawan untuk menangani masalah printer, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utama.
Mengurangi Downtime
Monitoring serta dukungan perangkat secara proaktif membantu menjaga ketersediaan perangkat. Konica Minolta menyebut remote monitoring dan proactive support sebagai bagian dari manfaat managed print yang dapat membantu mengurangi downtime.
Meningkatkan Keamanan Dokumen
Pengelolaan cetak juga dapat dilengkapi solusi keamanan seperti user authentication dan secure printing. OPS Konica Minolta memasukkan user authentication, keamanan data pada hard disk, serta network security sebagai bagian dari area keamanan.
Dengan secure printing, akses terhadap dokumen sensitif dapat dikontrol sehingga informasi perusahaan tidak mudah diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Meningkatkan Efisiensi Operasional
MPS membantu perusahaan melihat lingkungan cetak bukan hanya dari sisi perangkat, tetapi juga dari proses dan workflow dokumen. Optimalisasi workflow dapat membantu meningkatkan produktivitas sekaligus mendukung lingkungan kerja yang lebih efisien.
Bisnis Seperti Apa yang Membutuhkan Managed Print Services?
Managed Print Services dapat menjadi pilihan bagi organisasi yang memiliki kebutuhan cetak tinggi, banyak pengguna atau perangkat, serta membutuhkan pengelolaan dokumen yang lebih terkontrol.
Beberapa contohnya antara lain:
- Perusahaan menengah hingga besar dengan banyak divisi atau lokasi operasional
- Perbankan dan sektor finansial yang membutuhkan kontrol dan keamanan dokumen
- Rumah sakit dan fasilitas kesehatan dengan kebutuhan operasional dokumen yang tinggi
- Firma hukum dan perusahaan profesional yang banyak mengelola dokumen
- Institusi pendidikan dengan banyak pengguna dan titik pencetakan
Perbedaan Managed Print Services dan Sewa Printer Biasa
Meskipun sering dianggap sama, Managed Print Services dan sewa printer memiliki pendekatan yang berbeda.
| Parameter | Sewa Printer Biasa | Managed Print Services (MPS) |
| Cakupan | Berfokus pada penyediaan printer | Pengelolaan lingkungan cetak secara menyeluruh |
| Pendekatan | Fokus pada perangkat | Fokus pada perangkat, penggunaan dan workflow |
| Biaya | Berdasarkan skema sewa/kontrak | Berorientasi pada optimalisasi biaya dan TCO |
| Monitoring | Terbatas | Monitoring penggunaan dan performa |
| Keamanan | Mengandalkan fitur perangkat | Dapat terintegrasi dengan solusi keamanan cetak |
| Analisis | Terbatas | Berbasis data penggunaan dan kebutuhan operasional |
Dengan demikian, MPS bukan hanya tentang menyediakan printer, tetapi membantu perusahaan mengelola keseluruhan lingkungan pencetakan secara lebih terstruktur.
Managed Print Services Konica Minolta untuk Efisiensi Bisnis
Konica Minolta menyediakan Optimised Print Services (OPS) dengan pendekatan tiga pilar, yaitu Consult, Implement, dan Manage. Solusi ini mencakup optimalisasi fleet perangkat, proses dokumen, finansial, keamanan, serta aspek lingkungan.
Pendekatan tersebut memungkinkan solusi disesuaikan dengan kebutuhan aktual perusahaan, mulai dari memahami kondisi lingkungan cetak hingga implementasi dan pengelolaan secara berkelanjutan.
Kesimpulan
Managed Print Services (MPS) bukan sekadar solusi penyediaan printer. MPS memberikan pendekatan yang lebih menyeluruh untuk membantu perusahaan mengontrol biaya cetak, meningkatkan produktivitas, mengurangi downtime, meningkatkan keamanan dokumen, dan mengoptimalkan workflow.
Dengan pengelolaan yang lebih terstruktur, perusahaan dapat mengurangi kompleksitas dalam menangani infrastruktur cetak dan memberikan kesempatan kepada tim internal untuk lebih fokus pada aktivitas utama bisnis.
Optimalkan Pengelolaan Cetak Bisnis Anda
Ingin menciptakan lingkungan cetak yang lebih efisien, terkontrol, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
Temukan solusi Managed Print Services dan Optimised Print Services dari Konica Minolta Indonesia untuk membantu mengoptimalkan infrastruktur cetak dan workflow dokumen bisnis Anda. Konica Minolta Indonesia secara resmi menawarkan OPS yang menggabungkan consulting, hardware, software implementation, dan workflow management.